Бумага - это боль, и управление домашней системой подачи может быть перетаскиванием, но некоторые документы вам действительно нужно висеть, потому что вы никогда не знаете, когда вам понадобятся их. Вот пример того, как долго хранить документы и когда вы закончите с ними, какие вам нужно уничтожить. Это должно служить в качестве краткого справочного руководства для создания и поддержания работоспособной домашней системы подачи.
Во-первых, подумайте о том, чтобы сократить количество бумаги, которую вы получаете, и вам в конечном итоге придется клонировать или хранить меньше.
Это означает, что вы избавляетесь от нежелательной почты, подписываетесь на электронные счета и не принимаете флайеры, купоны, которые вы никогда не будете использовать, или другие эфемеры, которые вы чувствуете, как вам нужно вешать, когда вы знаете, что на самом деле этого не делаете.
Если вы действительно боретесь с бумажным беспорядком до такой степени, что чувствуете, что можете его накопить, обратитесь к профессионалу, который может провести вас через процесс декламации.
Второй шаг - убедиться, что у вас хорошая система управления почтой. Чем эффективнее вы обрабатываете почту, в которой вы находитесь, тем реже вы будете делать большой сеанс подачи / измельчения / переработки.
Хранить эти документы навсегда
Эти документы должны храниться вечно:
- Academic Records - Дипломы, транскрипты и любые работы с портфолио, которые могут быть использованы в будущем при подаче заявки на получение работа.
- Документы об усыновлении
- Сертификаты на крещение
- Свидетельства о рождении
- Свидетельства о смерти - Может понадобиться для целей налогообложения.
- Лицензии для водителя
- Записи о занятости - Любые положения, соглашения, дисциплинарные файлы и обзоры производительности.
- Свидетельства о браке
- Медицинские отчеты
- Военные записи
- Паспорта
- Пенсионные и пенсионные записи
- Карты социального страхования
- Завещания
Сохранить в течение более короткого периода времени
Эти документы, которые вы можете коснуться так часто, как ежемесячно или еженедельно:
- Счета в банке - 1 месяц
- Счета - 1 год за все налоги или гарантии, все остальные счета должны быть уничтожены, как только они были оплачены.
- Счета по кредитным картам - Измельчение немедленно при оплате.
- Квитанции об улучшении состояния - Держитесь, пока не будет продан дом.
- Инвестиционные отчеты - через 7 лет после закрытия счета или продажи ценной бумаги.
- Аренда - Держите, пока вы не переехали и не получили депозит от арендодателя.
- Paychecks / Pay Stubs - 1 год, пока вы не получили свой W-2
- Сбыт от продаж - Храните на всю жизнь гарантию. Очевидно, что это касается только крупных покупок, таких как электроника и электроника. Обычно я делаю квитанции на вещи, такие как продукты и одежду, только если знаю, что мне не понадобится квитанция для возвращения.
- Налоговые документы - 7 лет, включая вашу регистрацию и все сопроводительные документы, такие как W-2 и квитанции.
- Записи транспортных средств - Держитесь, пока не будут проданы лодки, автомобили или мотоциклы.
Как избавиться от документов
Измельчение документов - это основной способ защитить себя от кражи личных данных. (Прочтите мое интервью с экспертом по безопасности Jay Foley о том, как защитить себя от кражи личных данных). Интересно, что измельчить? Общее правило - это все, что должно содержать информацию: номера счетов, даты рождения, девичьи имена, пароли и контакты, подписи и номера социального страхования.
Опять же, это нелегко.
Вот основные сведения:
Если документы все еще «активны» i. е. , вам нужно удержать их для справки и установить простую систему подачи домашних животных. Это означает, что вы можете подавать документы по теме, а затем измельчать их, когда они больше не используются.
Какие документы уничтожить
Если вы закончили работу с этими документами и больше не нуждаетесь в них, вот что измельчить (все остальное - например, документы - вы можете просто переработать).
- Банкоматы
- Отчеты банка
- Копии свидетельств о рождении
- Отмененные и аннулированные чеки
- Кредитные карты>
- Кредитные отчеты
- Водительские удостоверения (истек)
- Документы о найме идентификация
- Истекшие паспорта и визы
- Инвестиционный счет #s
- Юридические документы
- Инвестиции, акции и сделки с недвижимостью
- Элементы с подписью (договоры аренды, договора)
- Маркировка багажа > Медицинские и стоматологические записи
- Документы с номером социального страхования
- Пароли или ПИН-коды
- Оплаты для оплаты
- Предварительно утвержденные приложения для кредитных карт
- Квитанции с номерами текущих счетов, номерами кредитных карт или любыми другими идентифицирующая информация
- Налоговые формы
- Стенограммы с идентификационной информацией о них
- Путевые маршруты
- Используемые авиабилеты
- Коммунальные платежи
- (телефон, газ, электричество, вода, кабельное телевидение, Интернет) < Удостоверьтесь, что у вас есть гибкая система подачи, чтобы держать эти документы в проверке и уничтожать их, когда они больше не являются обязательными. обходимо. Все, что вы планируете сохранить, должно быть предпринято, организовано и подано. Мне нравится моя домашняя система подачи,