Единственный раз, когда вы, кажется, думаете о своих важных документах, когда они вам нужны. И, зачастую, вы не можете найти их, когда они вам нужны, потому что у вас нет организованной и централизованной системы хранения важных документов и / или в последний раз, когда вы в них нуждаетесь, вы просто отбросили ее обратно в море бумаги в вашем домашнем офисе вместо того, чтобы вернуть его туда, где он принадлежал.
Звучит знакомо?
Когда все ваши важные бумаги распространяются по всему дому, вы тратите много времени и энергии на поиски. Вы также рискуете потерять часть из них полностью. Но с помощью нескольких простых шагов вы можете организовать свои важные бумажные документы за один час в эти выходные!
Вам понадобится небольшой шкаф для хранения документов с двумя ящиками или переносной висячий ящик с файлами, разноцветные висячие файлы (6 разных цветов), малайские папки с надписью с тремя вырезами и несгораемые безопасно (опционально). Или вы можете приобрести большие вкладыши и вкладки. После того, как у вас есть товар, вы найдете шесть шагов, которые вы последуете, чтобы организовать свои документы.
Шаг первый: собрать все документы
Прежде чем вы сможете организовать все важные документы, вы должны их найти. Это иногда легче сказать, чем сделать.
Проверьте свой домашний офис, как в ящиках и бумагах, уложенных на стол или стол. Проверьте груды бумаги, загромождая кухонные столешницы, а также кухонные ящики и корзины.
Посмотрите на свой туалетный столик и тумбочку (вы могли бы оставить их там утром, спешить и забыть о них). Наконец, но не в последнюю очередь, проверьте свой кошелек или портфель на важные документы, которые вы случайно не переносите (opps).
Шаг второй: классифицируйте документы
Наиболее важные документы относятся к одной из следующих шести категорий.
Отсортируйте все собранные документы следующим образом:
- Записи дома и имущества - ипотека, имущественные документы, проекты благоустройства жилья и квитанции, руководства по эксплуатации и гарантии, информация о налогах на имущество, домашние страховые полисы и руководства
- Автозапись - названия, записи об обслуживании, страховые полисы и информация, информация о кредитах и платежные записи
- Записи о здоровье - страховые полисы, пособия по медицинским страхованием, объяснение медицинских льгот, счетов врачей, списки рецептов, гибкая информация о расходах, медицинские квитанции, медицинские директивы , полисы страхования жизни
- Финансовые отчеты - банковские выписки, налоговые декларации, записи налогового вычета, записи об инвестициях, записи о кредитах, выписки по кредитной карте
- Записи электроники - контракты и руководства по сотовому телефону; продажи квитанций и гарантий для компьютеров, ноутбуков и iPad; кабельные и интернет-планы и счета; квитанция о продаже беспроводного маршрутизатора и руководство
- Личные документы - свидетельства о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, документы под стражу, информация о социальном обеспечении, записи об иммунизации, паспорта, записи военной службы, записи о крещении и подтверждении, завещания, план похорон и информация о захоронении ,Если у вас есть домашние животные, вы также можете включить в эту категорию свои важные документы, такие как ветеринарная и вакцинная информация.
Шаг третий: найдите важные документы
Большинство ваших важных документов можно сохранить в обычном шкафу для хранения или в переносном шкафчике. Однако некоторые из них действительно должны храниться в безопасном или безопасном месте хранения, например, в сейфе.
Важными документами являются документы, которые были бы очень сложными или очень трудоемкими для замены. Они могут содержать конфиденциальную личную информацию, которая может быть скомпрометирована в случае взлома или ограбления. В случае, если ваш дом был разрушен огнем или наводнением, вы хотите, чтобы эти жизненно важные документы оставались нетронутыми.
Для большинства людей следующие документы будут считаться жизненно важными: информация о социальном обеспечении, свидетельства о рождении, страховые полисы вместе с контактными данными вашего агента, завещания, имущественные документы, названия автомобилей, паспорт и любой договор или соглашение, требующие вашего оригинала подпись.
Сделать основной список всех жизненно важных документы, которые вы размещаете в вашем несгораемом сейфе или в качестве опции для хранения вне офиса.
Шаг четвертый: Дублируйте свой кошелек
Большинство из нас ежедневно хранят важную информацию в наших кошельках. Вы знаете все, что находится в вашем кошельке? Что бы вы сделали, если ваш кошелек был потерян или украден?
Сделайте копии ваших водительских прав, карточек-доноров, карточек медицинского страхования, карточек членства, таких как карты лояльности магазина продуктового магазина, складские клубы и, самое главное, все кредитные и дебетовые карты (копия спереди и сзади). Сохраните эти копии вместе с другими важными бумажными документами:
Шаг пятый: создайте простую систему регистрации
Чем проще система регистрации, тем более вероятно, что вы будете использовать ее на постоянной основе. Возьмите каждую категорию важного документа и назначьте ему цвет висячего файла:
- Записи свойств и свойств
- Автоматические записи
- Записи работоспособности
- Финансовые отчеты
- Записи электроники
- Личные записи
Добавить соответствующее количество висящих файлов в вашей системе подачи для количества документов, которые у вас есть в каждой категории.
Используйте папки manila и создайте папку для каждого отдельного документа в каждой категории. Разместите папки в соответствующем разделе цветного висячего файла.
Если вы приобрели большое трехкольцовое связующее и вкладки вставки, назовите вкладки с указанными выше названиями, отверстие для бумаги удалите все документы и организуйте их. Если бумаги не должны быть пробиты бумажным отверстием, отверстие для бумаги удалите папку и поместите документы в папку.
Теперь, если документация просто не ваша вещь, это может стать для вас свободным моментом. Вы можете сканировать все эти документы, сохранить их на жесткий диск, а затем уничтожить все. Но используйте свое собственное усмотрение, так как некоторые документы лучше сохраняются. Используйте свое лучшее суждение.
Текущее обслуживание
Теперь, когда ваши важные документы организованы, держите их организованными. Каждый месяц, когда вы оплачиваете свои счета, храните любые новые документы в соответствующем разделе вашей системы подачи.В то же время найдите все документы, которые вы удалили из системы в течение месяца, который все еще может быть вне системы подачи.
Повторите их. Не реже двух раз в год, просмотрите документы в вашей системе подачи, чтобы узнать, можно ли их очистить. Хорошее расписание для посещения - в начале года и в конце каждого учебного года.
С небольшими усилиями вы можете воспользоваться долгосрочными преимуществами, организовав важные бумажные документы.
Под редакцией Элизабет МакГрори.